Kebijakan Privasi

Ada dua peran yang berbeda:

• Data karyawan Klien (identitas, absensi, gaji, dan sebagainya): Klien adalah Pengendali Data Pribadi. Klien yang menentukan data apa yang dimasukkan dan untuk apa. Altum One bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data tersebut hanya atas instruksi Klien untuk menjalankan layanan.
• Data akun dan tagihan Klien (nama dan email admin, data pendaftaran, langganan) serta data pengunjung situs ini: Altum One adalah Pengendali Data Pribadi.

Altum One dioperasikan oleh PT Permata Indonesia, beralamat di Jl. Kebayoran Lama No. 226, Jakarta Selatan 12220, Indonesia.

Data karyawan yang diproses atas nama Klien, sesuai fitur yang Klien gunakan:

• Identitas & kontak: nama, nomor induk karyawan, email, nomor telepon, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat.
• Data kepegawaian: jabatan, unit kerja, atasan, kontrak kerja, dokumen pendukung yang diunggah.
• Data perpajakan & jaminan sosial: NIK, NPWP, status PTKP (termasuk status perkawinan dan tanggungan), kepesertaan BPJS (nomor kartu, faskes, dan data anggota keluarga yang ditanggung, termasuk NIK-nya).
• Data keuangan: gaji, komponen gaji, potongan, kasbon, klaim, nomor rekening bank, slip gaji (termasuk slip dari sistem penggajian lama yang dipindahkan Klien).
• Data absensi: waktu masuk dan pulang, foto swafoto saat absen, dan lokasi GPS pada saat absen. Lokasi hanya diambil ketika karyawan menekan tombol absen, tidak dilacak di latar belakang. Foto tidak dipakai untuk pengenalan wajah otomatis.
• Pengajuan: cuti, izin, lembur, revisi absensi, pengunduran diri, beserta lampirannya.
• Berkas (Altum Drive): dokumen, foto, dan video yang diunggah pengguna ke penyimpanan perusahaan.
• Rapat & agenda: jadwal, peserta, tautan rapat online, dan komentar rapat.
• Kinerja: target dan penilaian KPI, jika Klien memakai fitur KPI.
• Laporan bantuan: isi laporan, halaman aplikasi tempat laporan dibuat, dan lampiran yang dikirim pengguna lewat tombol Bantuan.
• Perangkat: token notifikasi untuk mengirim pemberitahuan ke aplikasi.
• Pelamar kerja (jika Klien memakai fitur lowongan): data lamaran dan CV yang dikirim pelamar.

Data akun Klien yang diproses Altum One sebagai Pengendali: nama dan email admin, nama perusahaan, data langganan dan tagihan, serta catatan teknis (log akses) untuk keamanan layanan.

• Menjalankan layanan yang dipilih Klien: absensi, jadwal kerja, payroll, BPJS, PPh 21, persetujuan, dan administrasi karyawan.
• Memverifikasi kehadiran (foto dan lokasi saat absen) sesuai aturan absensi yang ditetapkan Klien.
• Mengirim notifikasi dan email terkait layanan (mis. persetujuan, slip gaji, undangan akun).
• Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan memperbaiki gangguan layanan.
• Mengelola langganan dan tagihan Klien.

Altum One tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.

Untuk data karyawan, Klien sebagai Pengendali bertanggung jawab memastikan dasar pemrosesan yang sah, misalnya pelaksanaan perjanjian kerja dan kewajiban hukum ketenagakerjaan, perpajakan, dan jaminan sosial, serta memberi tahu karyawannya, termasuk mengenai pengambilan foto dan lokasi saat absen.

Untuk data akun dan tagihan, Altum One memprosesnya berdasarkan perjanjian layanan dengan Klien dan kepentingan yang sah untuk menjaga keamanan layanan.

• Klien: pengguna yang diberi hak akses oleh Klien (mis. HR, atasan untuk persetujuan, Finance untuk pembayaran).
• Karyawan: hanya data miliknya sendiri melalui aplikasi.
• Tim Altum One: terbatas pada yang diperlukan untuk dukungan teknis atas permintaan Klien (termasuk laporan dari tombol Bantuan, yang diteruskan ke sistem dukungan Altum One) dan untuk keamanan layanan.
• Sub-prosesor yang membantu menjalankan layanan (bagian 6).
• Instansi berwenang jika diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Data setiap Klien dipisahkan secara logis; pengguna satu Klien tidak dapat melihat data Klien lain. Pengecualiannya adalah grup perusahaan yang ditautkan atas permintaan Klien: sebuah jabatan dapat melapor ke jabatan di perusahaan lain dalam grup yang sama, sehingga atasan tersebut dapat melihat data yang diperlukan untuk perannya (mis. pengajuan yang perlu ia setujui, tim, KPI, dan rapat).

Altum One memakai penyedia berikut, masing-masing hanya untuk fungsinya dan sesuai fitur yang diaktifkan:

• Penyedia server dan basis data (Indonesia): menjalankan aplikasi dan menyimpan basis data.
• Biznet Gio, NEO Object Storage (Indonesia): penyimpanan berkas seperti foto absensi dan Altum Drive.
• Google Firebase Cloud Messaging (fasilitas Google di berbagai negara): pengiriman notifikasi ke aplikasi seluler. Yang dikirim hanya token perangkat dan isi notifikasi.
• Resend (Amerika Serikat): pengiriman email layanan, seperti undangan akun dan pemberitahuan.
• DOKU (Indonesia): pencairan dana ke rekening bank (gaji, kasbon, dan pembayaran lain), jika Klien mengaktifkannya.
• Xendit (Indonesia dan negara tempat Xendit beroperasi): pembayaran melalui QRIS, jika Klien mengaktifkannya.
• Google Meet dan Zoom (mengikuti akun milik Klien; Zoom secara bawaan di Amerika Serikat): pembuatan tautan rapat online, jika Klien menghubungkan akunnya.

Data utama (basis data dan berkas) disimpan di Indonesia. Penyedia yang ditandai di luar Indonesia hanya menerima data yang diperlukan untuk fungsinya. Untuk transfer tersebut Altum One memastikan penyedia menerapkan pelindungan data yang setara atau lebih tinggi, sesuai Pasal 56 UU PDP.

Jika Klien memilih Google Meet untuk rapat online, admin HR Klien menghubungkan satu akun Google milik perusahaan di Pengaturan → Meeting room. Akun ini dipakai untuk membuat tautan Google Meet bagi rapat yang dijadwalkan di Altum One.

• Akses yang diminta: identitas dasar akun (openid, email, profile) dan meetings.space.created, yaitu izin membuat ruang Meet dan mengatur ruang Meet yang dibuat oleh Altum One.
• Yang disimpan: nama dan alamat email akun Google yang dihubungkan (untuk ditampilkan kepada admin), refresh token yang dienkripsi, serta tautan dan kode ruang Meet yang dibuat untuk tiap rapat.
• Yang tidak diakses: email, kontak, kalender, berkas Drive, rekaman, transkrip, maupun isi rapat. Altum One hanya mengakses ruang Meet yang ia buat sendiri.
• Penggunaan: hanya untuk membuat, mengunci akses, dan mengakhiri ruang Meet bagi rapat Klien. Data ini tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, tidak dibagikan ke pihak lain, tidak dibaca manusia kecuali untuk keamanan, kewajiban hukum, atau atas permintaan Klien, dan tidak dipakai untuk melatih model AI.
• Pemutusan dan penghapusan: admin dapat memutus akun Google kapan saja di Pengaturan → Meeting room. Altum One lalu mencabut izinnya di Google dan menghapus token serta nama dan email akun tersebut. Tautan rapat yang sudah dibuat tetap ada di akun Google perusahaan. Izin juga dapat dicabut dari pengaturan akun Google.

Penggunaan dan pemindahan informasi yang diterima Altum One dari Google API ke aplikasi lain mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk ketentuan Limited Use.

Altum One's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements.

• Koneksi terenkripsi (HTTPS) antara aplikasi, peramban, dan server.
• Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah dalam teks asli.
• Data sensitif (NIK, NPWP, nomor rekening, nomor BPJS, dan NIK anggota keluarga) dienkripsi di basis data.
• Di aplikasi seluler, slip gaji dan data pribadi dilindungi PIN. Sidik jari atau Face ID dapat dipakai sebagai ganti PIN dan untuk membuka Altum Drive; data biometrik tetap di perangkat dan tidak dikirim ke Altum One.
• Token akses ke layanan pihak ketiga (Google, Zoom) disimpan terenkripsi.
• Berkas seperti foto absensi disimpan di penyimpanan privat dan hanya dibuka melalui tautan bertanda tangan yang berlaku singkat.
• Hak akses berbasis peran, dan tindakan penting dapat diwajibkan melalui alur persetujuan.
• Pencadangan berkala basis data dan berkas.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, Altum One memberi tahu Klien tanpa penundaan, paling lambat 2 x 24 jam sejak diketahui, agar Klien dapat memenuhi kewajiban pemberitahuan 3 x 24 jam kepada karyawan dan lembaga sesuai Pasal 46 UU PDP. Untuk data yang Altum One kendalikan sendiri, Altum One memberi tahu pihak terdampak dalam 3 x 24 jam.

Data karyawan disimpan selama Klien berlangganan dan sesuai kebijakan retensi Klien, mengingat kewajiban penyimpanan dokumen ketenagakerjaan dan perpajakan. Setelah langganan berakhir, Klien dapat meminta ekspor data dalam 30 hari. Data lalu dihapus paling lambat 90 hari setelah langganan berakhir, kecuali wajib disimpan lebih lama oleh hukum (mis. dokumen perpajakan yang wajib disimpan 10 tahun menurut UU KUP, yang menjadi tanggung jawab Klien untuk diekspor). Salinan di cadangan terhapus dengan sendirinya paling lambat 30 hari setelah itu, mengikuti siklus pencadangan.

Karyawan berhak, antara lain, mendapatkan informasi, mengakses, memperbaiki, dan meminta penghapusan data pribadinya sesuai UU PDP. Karena Klien adalah Pengendali, permintaan karyawan diajukan ke HR perusahaannya; Altum One membantu Klien menindaklanjutinya. Karyawan juga dapat melihat dan meminta perbaikan sebagian data langsung dari aplikasi.

Untuk data akun Klien, permintaan dapat diajukan langsung ke Altum One melalui kontak di bawah.

Kebijakan ini dapat diperbarui. Versi dan tanggal di bagian atas halaman menunjukkan pembaruan terakhir; perubahan penting akan diberitahukan kepada Klien sebelum berlaku.

Pertanyaan tentang kebijakan ini atau pelindungan data pribadi: [email protected] · (021) 24-101-355. Lihat juga Syarat & Ketentuan.